STRATEGI SUKSES MEMPERSIAPKAN PRESENTASI

 PERSIAPAN yang TEPAT dan MATANG!

1. Persiapan Awal

a. Rumuskan tujuan umum dan spesifik

Sangat beresiko gagal kalau anda mengawali proses penyusunan presentasi Anda dengan langsung mengumpulkan seluruh data yang ada, kemudian merangkainya di dalam powerpoint! Jika cara ini yang dilakukan, bersiaplah untuk mengalami suasana membosankan dan membingungkan. Presentasi menjadi tidak terarah, tidak fokus dan memakan banyak waktu.

Langkah yang paling cerdas dan efektif adalah dengan pertama-tama memastikan terlebih dahulu apa TUJUAN UMUM dan TUJUAN SPESIFIK dari presentasi Anda. Tujuan umum terkait dengan tupoksi dari unit kerja Anda. Sedangkan tujuan spesifik biasanya terkait dengan harapan atau ambisi pribadi, misalnya untuk tetap mendapatkan kepercayaan dari pimpinan agar Anda masih boleh memimpin unit kerja Anda, atau agar Anda mendapatkan promosi, atau paling tidak, jika ada kegagalan pada satu-dua target, Anda tetap terkesan mampu memahami permasalahan dengan baik dan bertanggungjawab.

Memang jika kinerja unit kerja Anda sudah sangat baik dan seluruh target awal tahun telah dapat dicapai, tentu presentasi akan berjalan baik-baik saja. Akan tetapi jika ada target yang tidak berhasil dicapai, apa yang harus Anda sajikan? Apakah seluruh data dipaparkan secara mentah-mentah begitu saja?

Berhati-hatilah dalam pengemasannya. Paparkan fakta tersebut di dalam suatu bentuk presentasi yang persuasif. Sehingga walaupun secara obyektif Anda dan unit kerja Anda tidak mencapai target, tetapi anda tetap dipandang capable dan bertanggungjawab.

b. Identifikasi Peserta yang Hadir

Setelah tujuan umum dan spesifik jelas dirumuskan, berikutnya mulailah mencari tahu dan mengidentifikasi siapa saja yang akan hadir di dalam rapat kerja nanti. Yang terpenting dari proses kedua ini adalah mencari tahu dengan tepat: apa MOTIVASI dan KEBUTUHAN PERSONAL maupun kebutuhan PROFESIONAL masing-masing pimpinan di dalam acara tersebut.

Contoh: hampir setiap pemilik perusahaan tentu ingin agar perusahaannya selalu bahkan semakin untung dan tidak terlalu ambil pusing pada sistem manajemen dan problematikanya; sebaliknya seorang direktur operasional tentu akan sangat peduli pada penerapan kebijakan perusahaan dan sistem serta prosedur kerja disamping tentunya keuntungan perusahaan; lalu seorang general manager atau senior manager biasanya lebih concern lagi pada soal konsistensi proses kerja dan improvement di setiap unit kerja di bawahnya.

Ketika Anda sebagai bawahan mampu memenuhi harapan dan kebutuhan personal maupun profesional para pimpinan Anda, mereka cenderung lebih menerima dan menyukai Anda.

c. Memilih DATA

Seperti telah saya singgung di atas, banyak pemimpin unit kerja ketika diminta membuat laporan akhir tahun langsung dengan sangat bersemangat mengumpulkan dan menyajikan seluruh data yang ada ke dalam materi presentasinya. Namun cara ini sama sekali tidak efektif untuk meng-highlight pencapaian prestasi dari unit kerja Anda dan sekaligus menyiratkan keberhasilan Anda sebagai pemimpinnya!

Suatu presentasi menjadi sangat efektif dan efisien ketika disusun dengan pertama-tama berangkat dari (1) pemahaman jelas mengenai tujuan-tujuan yang ingin dicapai oleh para pimpinan dan oleh Anda sendiri melalui acara rapat akhir tahun tersebut; dan (2) pemahaman jelas atas kebutuhan dan motivasi para pimpinan Anda sehingga mereka ingin mendengarkan presentasi Anda.

Ada manager-manager yang lupa bahwa bahwa pemilik atau top manajemen sesungguhnya ingin mendengar laporan bahwa roda bisnis dengan baik dan semakin baik. Itu artinya para manager diandaikan mampu menyelesaikan masalah mereka sendiri, dan mereka hanya ingin menerima laporan yang menggembirakan saja.

Namun karena adanya keinginan untuk jujur dan terbuka, para manager tetap melaporkan adanya problem-problem –yang mungkin sudah berhasil dituntaskan- di dalam rapat. Akibatnya, ia tampak begitu bermasalah sehingga membuat pimpinan menjadi ketar-ketir dan meragukan akuntabilitasnya.

Dengan pemahaman inilah Anda sekarang tentu tahu untuk memilih data yang mana saja yang perlu disajikan dan mana dan tidak perlu disajikan; juga data apa saja yang perlu ditampilkan secara lengkap dan detail, dan data apa yang cukup disampaikan secara sekilas.

2. Persiapan Materi

a. Mengolah Data

Tidak setiap data harus ditampilkan di dalam presentasi Anda. Atau, sekiranya memang harus ditampilkan semuanya, kiranya perlu dipilih bagian mana yang menjadi fokus dengan dasar tujuan presentasi Anda tadi.

Menyadari bahwa para pimpinan berharap digembirakan oleh prestasi Anda, tentu Anda akan memfokuskan presentasi Anda pertama-tama pada pencapaian prestasi unit kerja Anda. Betul?? Namun jika faktanya ada satu-dua rencana yang gagal dicapai, haruskah Anda berdusta demi menyenangkan orang-orang yang telah menggaji Anda?

Sebagai seorang pemimpin unit kerja yang cerdas dan berpengalaman, tentu Anda akan menyampaikan fakta tersebut secara jujur namun dengan kemasan alur presentasi “problem-analisa-solusi” yang sangat spesifik dan akurat. Dengan demikian di dalam diskusi nanti tak ada lagi celah untuk terjadinya perbantahan dan kebingungan. Dan pimpinan pun tetap merasa tenang.

Kemudian berasumsi bahwa pemilik dan pimpinan perusahaan adalah orang sibuk dan tidak punya banyak waktu untuk memikirkan problem yang terjadi di unit kerja Anda, tentu Anda akan memastikan bahwa data yang Anda siapkan itu valid dan sudah tersusun dalam suatu alur logika yang sederhana sehingga mudah untuk dipahami.

Alur kronologis ‘dulu–sekarang–mendatang’, atau ‘problem–analisa–solusi’, ‘sebab–akibat/akibat–sebab’, ‘target–langkah-langkah’, ‘keberatan–Jawaban’, dsb adalah beberapa contoh alur logika sederhana yang memudahkan setiap orang memahami presentasi Anda. Gunakanlah pola alur ini untuk rangkaian proses presentasi Anda, dan semua pendengar menjadi merasa lebih mudah dan nyaman untuk menyerapnya.

b. Membuat PowerPoint

Banyak manager tanpa sadar menjadikan proses pembuatan Powerpoint menjadi aktivitas utama dalam persiapan presentasi. Resikonya, sampai detik-detik terakhir menjelang tampil, si manager tersebut hanya sibuk mengurus data dan tampilan powerpoint saja. Hal ini jelas suatu kesalahan yang fatal!

Dianna Booher, pakar komunikasi dan CEO Booher Consultants, di Amerika Serikat dalam bukunya ”Speaking with Confidence” mengajarkan bahwa: powerpoint berfungsi untuk lebih memudahkan kita dalam mencapai tujuan presentasi. Karena itu powerpoint semestinya:

• Membuat informasi yang rumit dan sulit menjadi lebih mudah dimengerti, bukan sebaliknya.
• Berisi gambar, foto, grafik, ataupun mindmap ketimbang tulisan dan kalimat.
• Tidak digunakan untuk menutupi ketidaktahuan presenter atas isi presentasi.
• Tidak mendominasi presentasi, karena aktor utama dalam presentasi adalah sang pembicara.
• Bukan untuk ditatap oleh pembicara, karena ia harus menatap dan berbicara kepada audiens.

Selain itu, setelah mendampingi berbagai pelatihan teknik presentasi, saya juga mengamati banyak manager yang menampilkan data pencapaian target dengan huruf berwarna gelap, sementara data yang yang gagal dicapai ditampilkan dengan huruf berwarna merah menyala! Sangat mirip dengan raport hasil belajar waktu SD, SMP dan SMA! Betul??? Hehehe…

Akibatnya, setiap orang yang melihat slide tersebut secara spontan lebih memfokuskan pandangan mereka pada huruf atau angka yang berwarna merah. Sebab memang lebih mencolok mata! Sebagai perbandingan, silakan lihat poster, banner maupun majalah. Mata kita pasti selalu menangkap warna-warna yang menyala ketimbang yang gelap. Atau saat di acara resepsi malam, kita pasti akan lebih tertarik melihat orang yang menggunakan setelan jas atau gaun yang menyala ketimbang yang gelap! Betul, betul, betul???

Karena itu cobalah Anda balik penggunaan warnanya: data pencapaian diberi warna terang sedangkan data target yang belum tercapai diberi warna gelap atau suram! Jika aturan kantor mewajibkan data target yang tidak tercapai harus diberi warna merah, tidak masalah! Silakan tetap beri warna merah, tetapi yang agak pudar atau suram! Sedangkan data target yang sukses Anda capai, silakan beri warna hitam atau biru yang sangat menyala, sehingga menjadi kontras dengan warna latarnya maupun warna huruf dan angka lainnya. Dan kemudian Anda pasti terkejut, pimpinan dan semua yang hadir lebih condong membicarakan keberhasilan Anda!

c. Mempersiapkan Alat Bantu Visual lainnya

Selain powerpoint, alat bantu visual untuk mendukung presentasi adalah handout. Banyak orang menganggap bahwa handout adalah print out dari powerpoint. Hal ini sebenarnya keliru. Handout sebenarnya adalah “a sheet or sheets of paper containing topical information, distributed to people attending a speech, lecture, or meeting in order to supplement or replace an oral presentation”. Jadi fungsi handout berbeda dengan powerpoint.

Informasi yang bersifat sangat mendetail dan harus akurat memang perlu memanfaatkan handout sebagai medianya, tetapi yang bisa disampaikan secara lisan atau sudah ditampilkan di powerpoint, tak usah dimasukkan lagi ke dalam handout. Dan sebaliknya materi yang sudah disajikan di dalam handout, tidak perlu lagi ditayangkan di dalam powerpoint.

Kemudian alat bantu visual lain yang kerap digunakan dalam presentasi di kantor adalah flipchart board, yaitu sebuah whiteboard ukuran 60x90cm yang disangga dengan 3 kaki. Anda yang sudah pernah mengikuti pelatihan Maximum Presentation di HeartSpeaks tentu sangat menyukai alat bantu visual yang sangat sederhana ini. Karena alat ini dapat menunjang pancaran kharisma dan kewibawaan Anda sebagai pembicara. Ada flipchart trick yang bisa membuat kita tampak sangat fasih dan sangat mengingat data yang rumit dan banyak, walaupun faktanya kita tidak perlu mengingat satu pun!!!

d. Membuat Rumusan Pembukaan & Penutup

Walaupun presentasi Anda hanya dilakukan dalam konteks internal kantor, kiranya jangan pernah abaikan untuk menyusun kalimat pembuka dan penutup dan melatihnya. Banyak manager yang memandang enteng bagian pembukaan sehingga saat memulai presentasi ia hanya mengucapkan salam saja, lalu langsung disambung dengan presentasi materi. Resikonya, para pendengar merasa tidak dihantar untuk masuk ke dalam pembahasan Anda. Bisa jadi ada yang masih asyik sibuk sendiri, ada yang masih memendam emosi tertentu yang muncul dari presentasi teman sebelumnya, dsb.

Dalam artikel saya yang lain saya pernah mengatakan bahwa Pembukaan dan Penutup suatu presentasi dapat diibaratkan dengan aktivitas take off dan landing sebuah pesawat. Jadi kedua bagian ini merupakan bagian yang sangat crucial dalam suatu presentasi. Jika gagal menyampaikan Pembukaan, perjalanan presentasi Anda menjadi sangat berat dan menyusahkan. Begitu juga ketika gagal memberikan kalimat Penutup yang kuat, presentasi yang sudah Anda lakukan dengan susah payah menjadi tak meninggalkan kesan positif sedikit juga. Karena nila setitik, rusak susu sebelanga!

Jadi, bagian Pembukaan dan penutup sebaiknya dipersiapkan dengan baik dan ditulis. Walaupun hanya sebuah paragraf, penuturan yang lancar, mantap dan meyakinkan akan membuat audiens menjadi yakin terhadap kredibilitas Anda sebagai pembicara. Pertanyaannya sekarang: bagaimana cara menyusun bagian pembukaan dan penutup yang baik dan efektif?

Untuk bagian Pembukaan, pilihlah kalimat yang dapat langsung menarik perhatian dan keterlibatan audiens terhadap presentasi Anda. Bisa dimulai dengan memberikan komentar atas kejadian istimewa yang baru terjadi, berdialog dengan audiens, atau juga dengan mengulas sedikit topik dari pembicara sebelumnya. Setelah itu bisa dilanjutkan dengan memperkenalkan topik, menjelaskan tujuan dan garis besar dari presentasi Anda.

Di bagian Pembukaan presentasi hindarilah cerita lelucon atau sharing pribadi yang tidak berhubungan, menyampaikan informasi yang sudah diketahui umum, mengulang-ulang judul presentasi, atau bahkan meminta maaf dan mengeluhkan hal negatif yang terjadi. Misalnya soal keterlambatan atau soundsystem yang rusak. Mengingat bagian pembukaan adalah kesempatan untuk membangun kesan pertama, maka persiapkanlah kalimat Anda dengan sangat baik! “Jika kesan pertama sudah ‘menggoda’, selanjutnya…? Terserah Anda!” Begitu kata iklan.

Kemudian tentang bagian Penutup. Kalimat penutup hendaknya mampu merangkum seluruh proses presentasi secara menarik dan mengesan. Dan yang penting juga, tidak perlu meminta maaf atas kesalahan yang mungkin telah Anda lakukan di tengah proses presentasi. Jangan tinggalkan audiens dalam ketidaknyamanan dan ketidakpastian. Sebaliknya tinggalkanlah kesan positif di dalam pikiran audiens dengan memberikan motivasi dan harapan bagi audiens.

3. Persiapan Praktek

Banyak orang yang mengabaikan latihan praktek. Mereka merasa canggung dan malu kalau diminta melatih presentasinya melalui simulasi. Padahal praktek presentasi merupakan puncak dari bagian persiapan mengingat presentasi lebih banyak dilakukan secara lisan ketimbang tulisan! Para public speaker handal sudah tahu betapa pentingnya bagian yang satu ini! Karena itu para tokoh besar seperti Bung Karno, JF Kennedy, Steve Jobs, hingga Barack Obama, selalu mengambil kesempatan untuk mempraktekkan materi presentasi mereka jauh sebelum tampil. Bahkan Steve Jobs, sang jenius kreatif pendiri Apple Corp., selalu mengambil waktu khusus sebelum ia menjadi Keynote Speaker dalam acara launching produk baru Apple. Bahkan di hari-hari latihannya itu, ia sama sekali tidak mau memikirkan hal lain, termasuk menerima telepon!!!

Persiapan praktek yang ideal terdiri dari tiga bagian: olah vocal, olah visual dan gabungan keduanya.

a. Olah Vocal

Aktivitas olah vocal berupa latihan membaca atau melafalkan. Latihan ini berguna untuk melatih kelancaran, kejelasan dan dinamika Anda dalam berbicara. Ketika Anda tidak lancar berbicara di dalam presentasi, akan terkesan anda grogi, tidak percaya diri, atau pun tidak menguasai materi. Presentasi Anda menjadi tidak dinamis. Para pendengar pun akan mudah menjadi bosan dan akhirnya mengabaikan Anda!

Latihlah vocal Anda dan rekam dengan memanfaatkan voice recorder pada handphone atau alat elektronik lainnya. Saat Anda mendengarkan suara Anda sendiri, sadari: bagaimana kesan Anda? Kesan audiens kurang-lebih sama dengan kesan Anda. Jika Anda masih merasa tidak puas, malu, atau merasa lucu terhadap suara sendiri, ulangi lagi. Tampilkan suara terbaik yang Anda miliki.

b. Olah Visual

Olah visual meliputi cara berekspresi, kontak mata dan gerakan tubuh. Ekspresi wajah yang tepat dapat menampakkan kepercayaan diri, keramahan, optimisme dan kepakaran. Ekspresi ramah dan percaya diri perlu dibiasakan dan bahkan di-set secara khusus di depan cermin!

Ketika anda sudah lancar dan fasih mengucapkan presentasi Anda, sekarang waktunya Anda latih gerakan Anda. Gunakanlah handycam atau camera-video dari handphone untuk merekam penampilan Anda. Cukup pada bagian pembukaan dan penutupan presentasi saja. Di tahap ini, Anda tidak perlu berbicara. Cukup fokus pada aspek visual saja.

Setelah itu amatilah bahasa tubuh khususnya tangan dan bahu Anda. Apakah gerakan tangan Anda mirip film boneka ‘Si Unyil’? Kalau ya, hal itu terjadi karena Anda sama seperti kebanyakan orang lainnya, hanya menggerakkan tangan dari siku hingga ujung jari. Padahal yang tepat adalah dari bahu hingga ujung jari. Hasilnya, gerakan Anda menjadi lebih lebar, dan Anda tampak sangat percaya diri dan nyaman dalam menyajikan presentasi Anda!

Dan terakhir, tatapan mata. Tatapan mata yang tepat membantu Anda membangun hubungan baik dan keakraban dengan audiens. Tataplah tepat pada mata mereka, bukan di kening, bukan di hidung, rambut atau lokasi lainnya. Bukan juga menatap ke lantai atau ke plafon ruangan! Tatap pada mata mereka, pancarkan keyakinan diri, kefasihan dan keramahan Anda.

Lalu tataplah secara acak setiap orang yang mendengarkan Anda. Berikan satu kalimat atau satu anak kalimat untuk sepasang mata. Setiap orang yang hadir akan merasa bahwa Anda menyapa mereka masing-masing secara pribadi. Jangan pernah menatap audiens dengan terlalu cepat.

c. Latihan Gabungan

Latihan gabungan merupakan praktek gabungan dari olah vocal dan olah visual. Akan sangat menunjang jika ada beberapa teman yang bersedia menjadi audiens dan evaluator. Tetapi jika tidak ada, Anda tetap dapat melakukan latihan gabungan dengan memvisualisasikan seakan-akan ada audiens di depan Anda.

Menjadi lebih efektif lagi jika ada teman yang merekam penampilan Anda dengan menggunakan handycam atau camera HP. Dengan alat ini, anda bisa mengamati dan mengevaluasi apakah penampilan Anda sudah sesuai dengan yang Anda bayangkan selama ini. Kebanyakan pembicara pemula merasa kaget saat pertama kali melihat hasil rekaman video mereka. Karena ternyata penampilan mereka jauh lebih buruk dari apa yang mereka bayangkan sebelumnya! Tapi saya percaya, Anda tidak seperti mereka… Hehehe…

4. Persiapan Akhir

Persiapan akhir dapat Anda lakukan ketika anda sudah merasa tuntas dan puas dalam melakukan latihan praktek. Pada bagian terakhir ini ada beberapa langkah yang jika anda ikuti akan menunjang keberhasilan presentasi anda:

a. Lupakan dan tinggalkan materi

Pikiran kita butuh istirahat. Sekitar 1 jam sebelum anda melakukan presentasi, lupakan materi. Jeda menjelang presentasi membuat pikiran anda menjadi fresh kembali. Agar anda dapat sepenuhnya meninggalkan materi, lakukan dua hal di bawah ini.

b. Siapkan hal teknis

Mencoba soundsystem dan LCD projector merupakan aktivitas sederhana tetapi penting. Volume suara yang dihasilkan melalui microphone dan musik, hasil tayangan di screen projector, perlu Anda atur dengan cermat, sehingga saat presentasi Anda tidak lagi dipusingkan atau direpotkan dengan alat-alat ini. Kemudian, anda juga bisa membagikan sendiri handout kepada setiap audiens. Aktivitas ini bisa menjadi alasan bagi anda untuk mulai membangun hubungan dengan audiens.

c. Bangun hubungan dengan audiens

Dengan berinteraksi informal dengan para calon audiens anda, khususnya dengan para pimpinan Anda, Anda sudah berinvestasi untuk keberhasilan proses presentasi nanti. Dalam berinteraksi dengan mereka, tak perlu harus membicarakan materi. Hal-hal ringan sehari-hari malah membuat suasana rileks dan menyenangkan. Carilah kesamaan dan kesukaan Anda terhadap mereka dengan tulus dan jujur. Ketika suasana keakraban sudah sesuai dengan yang Anda harapkan, pertahankan sampai tiba saat presentasi Anda. Sekalipun materi yang Anda laporkan mungkin tidak sepenuhnya sesuai harapan mereka, Anda tetap dapat mengakhiri presentasi dengan puas dan gembira!

d. Berdoa dan Pasrahkan

Ketika seluruh proses persiapan sudah paripurna, tinggal satu hal yang perlu dilakukan untuk menyempurnakannya: berdoa dan menyerahkan segalanya ke dalam kehendak Tuhan. Do the best, and let God do the rest. Dengan sikap mental ini, anda menjadi terbebas dari beban mental yang kerap mengganggu konsentrasi pikiran anda. Perasaan takut dan gugup yang dialami seseorang saat akan presentasi sesungguhnya merupakan ekspresi bahwa orang tersebut sangat mengandalkan diri sendiri dan tidak percaya kepada kebaikan hati orang lain dan pertolongan Tuhan. Tapi tentu Anda berbeda!

Selamat mempersiapkan presentasi Anda dan SUKSES!

“Sukses sangat bergantung dari persiapan sebelumnya; dan tanpa persiapan yang memadai pasti terjadi kegagalan.” (Konfusius)

Frans Budi – Motivator, Trainer & Coach
HEARTSPEAKS INTERNATIONAL – Professional Communication Specialist

Sumber:https://heartspeaksindonesia.wordpress.com/